Eine Kalkulation dient dem Zweck, die Freizeitfinanzierung so zu planen, dass alle aufkommenden Kosten durch die Teilnehmer- und Mitarbeiterbeiträge gedeckt werden können. Um das realistisch abbilden zu können, sollten möglichst viele Kosten in Art und Höhe so genau wie möglich feststehen. Kosten für eine Freizeit können sein:
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Art der Kosten |
Erläuterung und Beispiele |
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Übernachtung |
meist Kosten pro Person und Nacht oder Kosten pro Objekt (z. B. Haus) und Nacht |
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Transport |
Bus-/Zug-/Fährkosten, evtl. Verpflegung und Unterbringung für Fahrerinnen/Fahrer Privatfahrzeug: Kraftstoff, Versicherung, km-Pauschale, Maut Mietwagen: Mietgebühr inkl. Versicherung, Maut, Kraftstoff evtl. Genehmigung nach PBefG |
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Verpflegung |
Einkauf von Lebensmitteln oder Buchung von Verpflegungsleistung |
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Nebenkosten der Unterkunft |
Strom, Wasser, Gas, Internet, Endreinigung, Kurtaxe usw. |
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Werbung |
Flyer u. Ä., kostenpflichtiger Onlineauftritt |
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Bearbeitungskosten |
Kopierer, Porto, Briefumschläge, Verpflegung für Vorbereitungstreffen usw. |
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Gehälter/Mitarbeiterbeiträge |
Lohn von Hauptamtlichen, Mitarbeiterbeiträge, die auf Teilnehmende verteilt werden |
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Materialkosten |
Bastelmaterial, Sportequipment usw. |
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Versicherungen |
siehe Kapitel „1.13 Versicherung“ |
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Ausflüge und Programm |
Eintritte, Liftpässe, Shuttle, Abschlussessen, Leihgebühren für Räder, Dienstleistungen (z. B. Guides) usw. |
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Risikopauschale |
für Stornogebühren, Bruch, Verlust, Notfälle, Fehlkalkulationen usw.; je mehr Kosten unbekannt sind, desto höher ansetzen |
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Währungsverluste |
besonders bei Wechsel von großen Summen kein geringer Betrag |
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Kaution |
für Haus, Camp, Mietwagen, Sportequipment usw.; nicht die Risikopauschale hierfür verwenden, da man im Notfall nicht darauf zugreifen kann |
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Gewinnzuschlag |
wenn die Freizeit nicht nur sich selbst finanzieren, sondern im Plus enden soll |
Ein Beispiel für eine Freizeitkalkulation ist in den Downloads zum Buch zu finden.
Defizit: Im schlechtesten Fall können trotz sorgfältiger Planung Defizite entstehen. Deshalb sollte mit dem Träger der Freizeit geklärt sein, wer ein eventuelles Defizit bis zu welcher Höhe übernimmt und wohin ein eventueller Gewinn geht.
Liquidität: Hier geht es nicht nur um das „Wieviel?“, sondern auch um das „Wann?“ der Einnahmen und Kosten. Oft werden z. B. Unterkünfte weit im Voraus angezahlt, um den Wunschtermin zu sichern. Hier gilt es genau zu wissen, wann welche Rechnung zu begleichen ist und die Fälligkeit der Teilnehmerbeträge dementsprechend anzusetzen. Tipp: Es lohnt sich, einen Kalender nur für die Freizeit zu führen. So geht keine Überweisungsfrist und kein Fälligkeitsdatum unter.
Stornokosten: Man sollte ermitteln, bis wann welche Teilnehmerzahl erreicht sein muss und wann die Freizeit noch zu welchen Bedingungen storniert werden kann. Wenn jemand sehr kurzfristig ausfällt (z. B. Krankheit), gibt es selten die Möglichkeit, die Kosten für Zimmer, Fährticket, Zugticket usw. erstattet zu bekommen. Es lohnt sich, im Team zu besprechen, ob man deshalb selbst Stornoregelungen festlegen möchte.
Kassenabrechnung: Sie kann im besten Fall an einen gut organisierten „Kassenwart“ delegiert werden, der ein Händchen für Genauigkeit und Zahlen hat. Sie/er muss alle Einnahmen und Ausgaben auflisten. Die Rechnungen und Quittungen müssen zugeordnet werden können und aufbewahrt werden. Nach dem Abschluss der Freizeit gehört diese Abrechnung in die Kassenführung des Trägers. Das ist ohnehin nötig, wenn die Teilnehmerbeiträge und größeren Rechnungen über dessen Konto laufen.
Manche Zuschussgeber möchten einen Einblick in die Abrechnung und fordern eine Kopie der Kassenabrechnung an.
Bargeld: Vor der Freizeit sollte geklärt sein, wie viel Bargeld am Zielort nötig ist (z. B. eine Kaution in bar), ob man das Geld von daheim mitnimmt oder wie die Bargeldversorgung im Ausland gesichert wird. Die Abrechnung ist erfahrungsgemäß fehleranfällig, wenn viele Leute Zugriff auf das Bargeld haben. Am besten gibt es festgelegte Personen, die Geld entnehmen können und festhalten, wem sie wie viel auszahlen.
Zeitpunkt: noch über ein Jahr
Checkliste Aufgaben
- Kassenwart für die Freizeit finden.
- Kalkulation anlegen und Kosten nach und nach eintragen, sobald sie bekannt sind.
- Stornobedingungen aller beauftragten Dienstleister in Erfahrung bringen.
- Kalender anlegen und nach und nach Zahlungsfristen und Fälligkeiten eintragen.
- Bargeldbedarf vor Ort ermitteln.
Dieser Text ist ein Auszug aus „Der Freizeitplaner. Freizeiten einfach gut planen – durchführen – nacharbeiten“, © buch+musik ejw-service gmbh, www.ejw-buch.de.
Verwendung mit freundlicher Genehmigung.